L’indemnité kilométrique, acronyme IK, désigne le remboursement forfaitaire des frais liés à la mise à disposition d’un véhicule (automobile, motocyclette, cyclomoteur, vélo…) appartenant à un particulier pour les besoins de l’exercice professionnel. L’IK est un système largement adopté en Europe, aux États-Unis, en Afrique du Sud et Australie.
Les indemnités kilométriques couvrent donc l’ensemble des dépenses afférents au véhicules listées ci-après : acquisition ou location du véhicule, achat d’options intégrées au véhicule de manière durable et non amovible, mise en circulation, certificat d’immatriculation, frais de mise à disposition divers, assurance du véhicule, entretien courant et réparations du véhicule, carburant
Barème de l’indemnité kilométrique
En France, le barème de l’indemnité kilométrique1 est déterminé par arrêté du Ministre chargé du Budget chaque année, vers le mois de mars.Il peut être consulté sur le Bulletin Officiel des Finances Publiques (BOFIP [archive]).Ce barème repose sur deux critères pour évaluer le coût réel d’un véhicule.La puissance fiscale du véhicule (en CV) permet de déterminer forfaitairement le coût de mise à disposition et d’évaluer les frais de maintenance et de carburant.La distance parcourue annuellement dans le cadre professionnel sert à calculer le montant de l’indemnité kilométrique mais aussi à évaluer et répartir l’amortissement du véhicule.Ainsi, le barème par kilomètre parcouru sera plus important pour les véhicules ayant une puissance fiscale élevée, réputés plus coûteux à l’achat, en entretien et en consommation de carburant.De même, plus la distance parcourue à titre professionnelle sera faible, plus le montant déductible par kilomètre sera élevé afin d’amortir le coût d’acquisition du véhicule.
Comptabilisation de l’indemnité kilométrique
L’indemnité kilométrique est déclarative. Sa comptabilisation dépend du statut du créancier (la personne devant percevoir l’indemnité kilométrique). La comptabilisation de l’indemnité kilométrique est annuelle. En effet, afin de déterminer le barème à utiliser, il est nécessaire de connaître la distance totale parcourue sur l’année.Dans le cas où l’année fiscale serait d’une durée inférieure ou supérieure à 12 mois, il convient d’appliquer un prorata temporis à la distance parcourue afin de déterminer la tranche du barème kilométrique applicable. Cette situation peut se présenter lors du premier exercice fiscal d’une entreprise (qui peut dérogatoirement se clore jusqu’au 31 décembre de l’année suivante).Exemple : entreprise immatriculée le 10 janvier 2018, le premier exercice peut être clos jusqu’au 31 décembre 2019 (soit 23 mois environ).De même, lors de la clôture d’une entreprise, le dernier exercice pourra être d’une durée inférieure à 12 mois et il conviendra d’appliquer une règle de trois afin de déterminer la distance parcourue sur une année de 12 mois.Cependant, il existe une tolérance de versements mensuels sous forme de provisions sur charges, non extinctive de la charge elle-même.